Presidente da Reunião

Patricia Sanz, do Clube de Oradores Agora Madrid, a presidir à reunião.

O Presidente da Reunião é a pessoa responsável por preparar e liderar a reunião, apresentar cada interveniente de acordo com o plano da agenda, cumprimentá-los no palco, agradecer-lhes a prestação e garantir que a reunião decorre de forma tranquila.

Aqui fica um guia de como deves proceder caso sejas o presidente de uma reunião

Preparar a reunião

O teu trabalho enquanto presidente da reunião começa bem antes do início da reunião propriamente dita, com três tarefas primordiais:

• Falar com o Vice-Presidente para a Educação para determinar o plano da agenda para a próxima reunião do clube.
• Garantir que todas as funções na agenda da reunião estão atribuídas.
• Criar uma pequena introdução romanceada para cada um dos membros com funções atribuídas.

Preencher a agenda

Se o teu clube dispuser do cargo de Vice-Presidente para a Educação (VPE), ele ou ela deverá providenciar a agenda para a próxima reunião. De outra forma (especialmente se o clube for muito recente e ainda não tiver elegido dirigentes), a agenda seguirá a agenda-modelo especificada na documentação para novos clubes.

Deves solicitar, de forma ativa, voluntários que se ofereçam para desempenhar as funções necessárias. Por exemplo, poderás enviar uma mensagem aos membros do clube semelhante a esta:

"Olá a todos, para a próxima reunião ainda nos falta um Controlador de Tempos, um Avaliador da Reunião e um Gestor de Discursos Improvisados. Quem se oferece?"

Se ninguém se voluntariar, deverás ser mais proativo: 

Pedro, vais à próxima reunião? Que tal se fores o Controlador de Tempos?

O Presidente da Reunião deve procurar sempre o conselho do Vice-Presidente do Clube para a Educação quando for necessário preencher funções específicas.

Preparar as introduções

Durante a reunião, uma das tuas tarefas será introduzir os membros que vão desempenhar diferentes funções.

Na introdução, poderás mencionar a profissão do membro, há quanto tempo está no clube, se é dirigente, etc. Uma excelente ideia que é seguida em muitos clubes é a de o Presidente da Reunião contactar todos os participantes antes da reunião e lhes colocar questões como "qual é o teu filme favorito?", "se pudesses ter um superpoder, qual seria?, etc., e depois usar a resposta durante a introdução.

Durante a reunião

Uma vez que o Presidente da Reunião é também quem está responsável por gerir situações inesperadas (como quando alguém com uma função atribuída falta à reunião), é uma excelente ideia chegar 10-15 minutos antes do início.

Normalmente, o Presidente da Reunião é apresentado pelo Promotor da Reunião. Ainda assim, os clubes podem decidir que seja de outra forma (por exemplo, podem decidir que é sempre o Presidente do Clube que abre as reuniões ou outro dirigente, etc.). De qualquer maneira, se fores introduzido por outro membro, não te esqueças de lhe apertar a mão e agradecer-lhe pelo nome antes de começares.

Algumas coisas que podes dizer no início:
•   Sejam todos bem-vindos.
•   Pedir a todos que desliguem os telemóveis ou que os ponham em silêncio
•   Explicar o propósito dos Oradores Agora Internacional e do clube.
•   Pedir aos convidados para se apresentarem (como explicado na secção "Como Tratar dos Convidados").
•   Se o clube gravar as reuniões, informar que a reunião será gravada, onde estará disponível a gravação e quando começará a gravação.

Uma introdução típica será algo do género:

"Obrigado, Sr. (nome da pessoa que te apresentou), e sejam todos muito bem-vindos à nossa reunião. Antes de começarmos, gostaria de pedir a todos que desliguem os vossos telemóveis ou que os ponham em silêncio. Os Oradores Agora Internacional são uma organização global sem fins lucrativos que se dedica a ajudar pessoas a alcançar o seu potencial como comunicadores e líderes. (podes adicionar mais detalhes ou particularidades do Agora ou do teu clube). Estamos aqui para aprender e ajudar-nos mutuamente. Peço que respeitem os oradores e que não conversem enquanto estes discursam."

Podes também contar algumas histórias engraçadas, piadas ou alguma coisa que possas considerar útil para quebrar o gelo e animar a reunião. Por exemplo, em vez do pedido formal que te recomendámos para que os membros desliguem os telemóveis, poderás usar algo como: "No último Concerto de Natal conduzido por William Christie, durante a ária de Handel's Messiah, um telemóvel começou a tocar. De imediato, Christie pediu aos músicos para parar, encarou depois o membro do público e berrou-lhe, "Acabaste de estragar uma das mais belas passagens de uma das mais bonitas peças alguma vez escritas. RUA, AGORA!"... Bom, eu não quero ir tão longe como o Christie se isto acontecer na nossa reunião, mas, uma coisa é certa, não farão muitos amigos se o vosso telefone começar a tocar a meio, por isso, desliguem-nos AGORA."

De qualquer modo, tenta não despender muito tempo com esta introdução. Um máximo de 2-3 minutos deve ser suficiente. Depois desta introdução geral, prossegue com a introdução dos convidados.

Alguns clube têm a feliz tradição de introduzir os membros mais recentes do clube e de lhe entregar um pin, um certificado ou algo semelhante.

Aqui ficam algumas formas mais humorísticas:

"Hoje, gostava de dar as boas-vindas aos nossos novos membros. Primeiro, gostaria de apresentar o Pedro, que, depois de ser convidado em seis - sim, SEIS- reuniões, FINALMENTE decidiu juntar-se a nós. Peço uma calorosa salva de palmas para o Pedro enquanto se dirige para o palco"

"Ao contrário do Pedro, com a Ana, foi amor à primeira vista. Desde o momento em que pôs os olhos na porta do clube, ela sabia que se iria juntar a nós, e assim o fez - imediatamente após a primeira reunião. Bem-vinda ao palco, Ana. Uma salva de palmas para ela, por favor".

Com o tempo, cada Presidente da Reunião cria o seu próprio "estilo" de presidir às reuniões. A menos que estejas a presidir a um evento formal fora do Agora, com um protocolo estabelecido sobre o que deves e quando o deves dizer, não existe um estilo "certo", e tu deves encontrar aquele com o qual te sintas confortável. Com a prática, vai, inevitavelmente, surgir com naturalidade. Abraça-o e desenvolve-o. Tal como nos discursos, é extremamente importante que sejas tu próprio, em vez de uma cópia do estilo dos outros.

Depois de teres terminado a apresentação dos novos membros, deves apresentar os convidados, geralmente pedindo-lhes para começarem com o seu nome, com a forma como souberam do clube e com algumas palavras sobre si próprios.

Agora Speakers Madrid Víctor Huertas, delivering an evaluation.

É importante ter presente que, enquanto Presidente da Reunião, a tua função é fazer sobressair os outros. Não deves ser a estrela da reunião mas apenas ajudar os outros a brilhar. 

Como tal, quando cedes o palco a alguém e depois de o cumprimentares, deves retirar-te discretamente para um lugar que ofereça o palco completo ao orador. Vê como na imagem à esquerda, o Presidente da Reunião se afastou completamente dos holofotes, e toda a atenção do público está na pessoa com a palavra.

Ceder e tomar o palco

Chris Callaghan (direita) - Embaixador Agora e Presidente do Clube de Oradores Agora Queenswood, em Pretoria, África do Sul, a cumprimentar o orador Aaron Masemola (esquerda).

Para cada membro participante, providencia uma curta introdução, explica qual o intuito da sua intervenção e depois inicia o aplauso geral ao seres o primeiro a aplaudir. O aplauso deve durar até o orador estar no palco. Nessa altura, estende a tua mão, espera pelo cumprimento, e depois retira-te.

Os aplausos - sobretudo no fim - não são apenas cortesia mas também uma forma de o membro se sentir confortável e estimado. Ajudam a afastar a tensão e o nervosismo do orador. Como tal, são um fator muito importante para criar uma atmosfera amigável.

Tenta não ler a introdução do participante seguinte. Isto não significa que devas decorar os detalhes de cada participante. Deverás, antes, aproveitar a presença de um participante no palco para leres e memorizares o que queres dizer sobre o próximo.

Enquanto o participante está no palco, não intervenhas, de todo. Nem quando este tiver uma "branca", uma vez que isso só costuma piorar a situação. Dá-lhe tempo e espaço para recuperar da situação sozinho.

Quando o participante tiver acabado a sua intervenção, as pessoas, normalmente, aplaudem espontaneamente. Caso tal não aconteça, e quando for absolutamente claro que o orador terminou, deves iniciar o aplauso novamente. Aproxima-te dele, aperta-lhe a mão outra vez e continua a aplaudir até o participante retornar ao seu lugar.

Depois de o aplauso se silenciar, agradece ao participante, e, nesta fase, podes acrescentar uma tirada de humor ou um comentário descontraído sobre o que o público acabou de ouvir. O teu humor deverá ser sempre positivo e nunca depreciativo nem deverá tecer comentários sobre a pessoa.

Por exemplo, vamos assumir que temos a seguinte agenda:

Uma maneira de o Presidente da Reunião apresentar isto seria:

"O tempo é crucial para falar em público e na reunião de hoje, o nosso controlador de tempos será Pedro Santos. O superpoder que ele gostaria de ter é o de voar como o Super-Homem porque isso lhe permitiria viajar para todo o lado e visitar muitos lugares exóticos e lugares inacessíveis... sem ter de passar pela segurança do aeroporto... Pedro, por favor, vem aqui ao palco e explica-nos melhor a tua função". (inicia o aplauso, o Pedro chega ao palco, apertas-lhe a mão e retiras-te. Quando o Pedro terminar a sua explicação, assumes de novo a condução da reunião):

"Obrigado, Pedro. Vê se acabas os teus discursos a tempo porque queremos todos ir para casa hoje à noite e não vamos propriamente a voar. De seguida, temos o nosso Gramático do dia, David Paulino, de Setúbal, cujo superpoder que desejava ter é o de poder ler mentes. Por isso, nem pensem em dar erros gramaticais. Vamos dar as nossas calorosas boas-vindas ao David." (inicia o aplauso, o David chega ao palco, apertas-lhe a mão e retiras-te. Quando o David terminar a sua explicação, assumes de novo a condução da reunião).

e repetes o processo...

Lidar com perturbações

Como Presidente da Reunião, é tua responsabilidade garantir que a reunião decorre tranquilamente e dentro do horário definido.

Isto significa que, se sentires que há algo a perturbar a reunião, deves agir. As perturbações incluem:
•    Telemóveis
•    Pessoas a entrar e a sair
•    Público demasiado barulhento
•    Plateia a tirar fotos com flash

Estas ações - e muitas mais - devem ser tratadas mas nunca enquanto o orador está a falar. (Os oradores não precisam, ou não desejam, receber um atestado de incompetência e também necessitam de lidar com estas vicissitudes). Espera que o orador termine e depois, a partir do palco, pede, educadamente, - em geral, nunca apontes a ninguém em particular - que se pare com esse comportamento, explicando sempre porquê. Por exemplo:

"Gostaria de pedir a todos que não tirem fotos com flash, uma vez que o flash pode ser bastante perturbador e desagradável devido ao brilho para o orador"

ou

"Gostaria de pedir a todos para que não andem de um lado para o outro durante a apresentação, uma vez que distrai o público. Por favor, esperem pelo fim do discurso.".

Concluir a reunião

No fim da reunião, o Presidente da Reunião deve atribuir as funções para a próxima reunião. Pelo menos o próximo Presidente da Reunião deve ser nomeado nesta altura, para que haja continuidade e para que a preparação para a próxima reunião não caia num vazio de responsabilidade. Apesar de a agenda para a próxima reunião não estar ainda definida, algumas funções devem ser apresentadas para que possas perguntar por voluntários:

• Presidente da Reunião
• Controlador de Tempos
• Gramático
• Avaliador da Reunião

Especificidades das Reuniões Online

O Presidente da Reunião atua como anfitrião ou administrador da reunião online. Apesar de toda a parte técnica de garantir acesso à reunião ser tratada pelo Promotor da Reunião, durante a reunião online, o Presidente da Reunião deve:

• Dar ou retirar a palavra aos participantes conforme necessário (isto é especialmente importante para lidar com perturbações, problemas no microfone, etc.)
• Dar instruções aos participantes para resolver os problemas técnicos com o Promotor da Reunião (usando uma sala à parte, se necessário)
• Pedir aos membros para ligar as suas câmaras para que todos possam ser vistos
• Providencia a partilha do ecrã ou do quadro branco.
• Criar salas à parte, se as atividades assim o requererem. 
• Retirar participantes da reunião se o seu comportamento impedir o seu normal funcionamento
• Monitorizar os vídeos dos membros e verificar se estão a participar na reunião a partir de um ambiente apropriado e seguro, convidando-os a sair se tal não for o caso. Por exemplo, se algum dos membros estiver a participar enquanto conduz, o Presidente da Reunião deve notificar o participante em privado e removê-lo da reunião até a situação estar resolvida.